在2017年6月9日國(guó)際檔案日來(lái)臨之際，我院綜合檔案室完成了2016年度檔案接收和征集工作,，把分散在醫(yī)院各科室及個(gè)人手中的檔案集中到醫(yī)院綜合檔案室,，進(jìn)行科學(xué)管理。

綜合檔案室每年年初開(kāi)始上一年度檔案資料收集工作,，鑒于每年接收的檔案資料內(nèi)容多,，分類廣，為了便于識(shí)別,，不使各種檔案混淆在一起,，在上半年國(guó)際檔案日來(lái)臨之前按不同的時(shí)間段分批分次對(duì)我院上一年度綜合檔案進(jìn)行收集整理，完成檔案交接工作,。

醫(yī)院檔案是指醫(yī)院從事醫(yī)療,、科研、預(yù)防保健,、教學(xué),、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字,、圖表,、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄,。我院綜合檔案管理根據(jù)工作要求不同,，分為文書檔案、財(cái)務(wù)檔案,、科研檔案,、基建檔案,、設(shè)備檔案、司法鑒定檔案,、死亡檔案,、醫(yī)療質(zhì)量考核評(píng)價(jià)結(jié)果檔案、科研三新檔案,、聲像檔案,、實(shí)物檔案、績(jī)效工資核算檔案等十二類,。因科室分工不同,，加之有些科室工作量較大，還有每個(gè)科室對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不同,，收集檔案需根據(jù)每個(gè)科室的具體情況區(qū)別對(duì)待,，對(duì)于不能按時(shí)完成交接檔案的科室，今年綜合檔案室一改原來(lái)的工作方法,，先電話通知,，緊接著檔案管理員到科室督促并協(xié)助整理，對(duì)于一次不能完成交接的科室,，檔案管理員需反復(fù)到科室督促協(xié)助直至順利完成交接工作。保持資料的完整性在檔案的收集管理中有著非常重要的作用,，如何使檔案保持完整需要檔案管理員認(rèn)真核對(duì),，仔細(xì)的查收，比如文件資料中的請(qǐng)示,，正常情況下有請(qǐng)示就應(yīng)該有批復(fù),，請(qǐng)示和批復(fù)作為同一文件進(jìn)行整理保存。現(xiàn)實(shí)情況是有些科室為了方便工作把上級(jí)單位的批復(fù)文件存放于本科室,，這就需要檔案員根據(jù)請(qǐng)示的內(nèi)容到相關(guān)科室追繳批復(fù),；還有很多請(qǐng)示文件，雖沒(méi)有上級(jí)單位的正式批復(fù),，但上級(jí)單位的會(huì)議紀(jì)要有提及批準(zhǔn)的內(nèi)容,，或者在原有請(qǐng)示文件上直接簽字同意，檔案員需根據(jù)請(qǐng)示內(nèi)容逐一查對(duì),，并標(biāo)注清楚,；對(duì)于確定還未批復(fù)有望跨年度批復(fù)的請(qǐng)示文件作為待定卷存放，和下一年度批復(fù)文件一起整理,。

稿件來(lái)源：綜合檔案室  作者：  李偉亭  李容正